Ceremoniemeester? De ultieme checklist!

Je bent gevraagd als ceremoniemeester. Gefeliciteerd! Toch kun je je nu wel afvragen wat er allemaal van je verwacht wordt. Wat zijn de taken van een ceremoniemeester? Hoe voorkom je dat je belangrijke dingen vergeet? Kortom: wat moet je doen om een goede ceremoniemeester te zijn? Een van de beste tips: gebruik deze handige checklist voor ceremoniemeesters, zodat je precies weet waar je aan toe bent en wat je nog moet doen!

Voordat we beginnen met de checklist, geven we eerst een algemene tip: overleg altijd alles met het bruidspaar! Ga desnoods met deze checklist naar hen toe en vraag hen welke dingen jij moet doen en welke dingen zij regelen. Zo voorkom je miscommunicatie en onduidelijkheid! Het ene bruidspaar verwacht andere dingen van de ceremoniemeester dan het andere.

De checklist bij de voorbereiding

  • Vraag het bruidspaar wat er van je verlangd wordt. Het ene bruidspaar wil dat je de hele dag regelt, het andere bruidspaar heeft je alleen nodig om de gasten rond te dirigeren.
  • Bekijk -samen met het bruidspaar- de trouwlocatie om te zien wat de mogelijkheden zijn. Hiermee kun je later rekening houden met de stukjes, speeches en andere bijzonderheden.
  • Bedenk een leuke persoonlijke verrassing voor het bruidspaar. Denk daarbij aan iets bijzonders, bijvoorbeeld een item dat alle gasten mee moeten nemen (fles wijn, blikjes zonder etiket etc)
  • Maak samen met het bruidspaar een cadeaulijst. Deze lijst kan worden opgesteld via internet (denk aan lijstje.nl) maar dan nog moet jij een beetje in de gaten houden of het allemaal goed gaat met de verdeling onder de gasten.
  • Overleg met het bruidspaar de dagindeling en bruiloftsplanning. Zorg dat alle delen genoeg tijd krijgen en dat er tussen de verschillende dagdelen speling is. Gaan er dan dingen mis of loopt er iets uit, dan komt niet de hele planning in de knoei.
  • Zorg voor wat ruimte in de planning om het bruidspaar even apart tot rust te laten komen. Veel bruidsparen vinden het van tevoren niet nodig, maar stellen dat kwartiertje rust tijdens de dag best op prijs!
  • Controleer vóór het versturen van de trouwkaarten of alle gasten de benodigde informatie krijgen:
    • Routebeschrijvingen, zowel voor auto’s als voor openbaar vervoer
    • Dagschema voor de daggasten
    • Informatie over parkeergelegenheid
    • Informatie over de persoonlijke verrassing
    • Jouw contactgegevens, zodat gasten het bruidspaar niet lastigvallen
    • Informatie over de cadeaulijst
  • Jij bent RSVP. Hou dus bij welke gasten zich afmelden en maak daar een lijstje van. Hou ook bij welke gast welk cadeau wil gaan geven, zodat het bruidspaar niets dubbel krijgt. Wil het bruidspaar iets groots, dan kun je misschien een groep gasten hiervoor ronselen.
  • Overleg met het bruidspaar hoe het zit met decoraties. Regelen zij die, of doe jij dat? Dit geldt zowel voor decoraties als voor de bloemen. Wat zijn jouw taken daarin? En als jij de decoraties moet doen, overleg dan met de locatie wanneer dat kan en regel mensen die je helpen.
  • Zorg dat iedereen met een taak daarvan op de hoogte is. Bijvoorbeeld wie de trouwringen aangeeft, wat de bruidsmeisjes doen enzovoorts. Het is erg slordig als je hierbij iemand overslaat. Denk dus aan:
    • Getuigen
    • Bruidsmeisjes
    • Ringen aangeven
    • Mensen die stukjes doen of speeches geven
    • Organist (kerk)
    • Bruid weggeven
  • Overleg over entertainment voor kinderen als die erbij zijn. Het is prettig voor het bruidspaar als de kinderen beziggehouden worden. Denk hierbij niet alleen aan simpel wat potloden en een kleurboekje: er zijn genoeg leuke kinder entertainments voor bruiloften.
  • Inventariseer alle speeches en stukjes en maak de gasten duidelijk dat ze dit van tevoren moeten aangeven. Probeer ook wat tijd in te plannen voor stukjes die niet aan je waren gemeld, maar het is belangrijk dat het van tevoren gecommuniceerd wordt. Maak ook duidelijk dat stukjes niet te lang mogen duren!
  • Hou rekening met het trouwvervoer van het bruidspaar. Kunnen zij met hun gekozen vervoer overal komen? En wat is dan de meest praktische aankomst op elke locatie? Zorg dat je hierover goed geïnformeerd bent, zodat je niet met alle gasten aan de verkeerde kant staat te wachten.
  • Vraag het bruidspaar of zij de muziek regelen, of dat jij daar verantwoordelijk voor bent. Meestal doet het bruidspaar dat zelf, maar sommigen vinden het prettig als de ceremoniemeester dit doet. Doe jij dit? Regel dan in overleg een DJ en overleg met hem welke muziek er gedraaid zal worden.
  • Zijn er gasten die in een hotel mogen overnachten op kosten van het bruidspaar? Dan dien jij te regelen dat het hotel weet hoeveel gasten er komen, hoeveel kamers er geboekt worden enzovoorts.
  • Moet jij het geld beheren? Verzamel dan alle facturen en zorg dat ze op tijd betaald worden. Dit doe je niet alleen bij de dingen die je zelf boekt, maar ook kosten die worden gemaakt door het bruidspaar.
  • Overleg met het bruidspaar over de plannen met het gastenboek en breng dit op de dag zelf onder aandacht van de gasten. Kies voor een bijzonder of origineel gastenboek als je het zelf mag beslissen, zodat het bruidspaar een leuke herinnering heeft aan hun trouwdag.
  • Bekijk samen met het bruidspaar hoe de wisseling tussen de locaties gaat. Moeten er bloemen of decoraties worden meegenomen? Hoe komen de gasten van de ene plaats naar de andere? Op de dag zelf ben jij hier verantwoordelijk voor, dus zorg voor goed overleg vooraf!
  • Vraag de gasten om, als ze plannen hebben voor ‘grapjes’, dit even te overleggen. Zorg ook dat jij de enige bent met een sleutel van het huis van het bruidspaar. Zo voorkom je vervelende verrassingen voor het bruidspaar. Het is leuk en grappig om het meubilair te bekleden met wc-papier of het bestek in aluminiumfolie te wikkelen. Het is veel minder grappig als er schade ontstaat aan meubels of als dingen echt vies worden gemaakt. Overleg dus de grapjes met de gasten en zorg dat het leuk blijft.
  • Spreek met de locatiebeheerder af hoe het zit met cadeaus en opruimen. Meestal kunnen de cadeaus de volgende dag worden afgehaald en naar het huis van het bruidspaar worden gebracht. Ook het opruimen kan de volgende dag meestal wel. Zijn er veel decoraties die je zelf weg moet halen? Regel dan hulptroepen!
  • Denk ook aan gasten met rolstoelen of kinderwagens: zorg dat deze een plek krijgen en genoeg facilitaire voorzieningen hebben. Vooral wc’s zijn natuurlijk belangrijk. Zijn er gasten met baby’s, dan moeten daar verschoonspullen aanwezig zijn.

De checklist voor de trouwdag

  • Zorg dat alles wat versierd moet worden de avond van tevoren al versierd is, zodat je je daar even niet druk om hoeft te maken. Kan het niet de dag van tevoren? Vraag dan anderen om op tijd de decoraties op te hangen; jij hebt het al druk genoeg!
  • De dag zelf begint met vroeg opstaan. Het is ook jouw taak om het bruidspaar op tijd wakker te maken. Het zou wel heel gênant zijn als de dag in de soep loopt omdat de bruidegom zich verslapen heeft, toch?
  • De bruid wordt meestal toevertrouwd aan haar bruidsmeisjes of haar moeder. De bruidegom heeft jou nodig! Zorg dat hij op tijd de bloemen en corsages haalt, dat hij er netjes uitziet en op tijd zijn bruid op gaat halen.
  • Hou in de gaten dat leveranciers op tijd op de juiste locatie zijn. De bruidstaart wordt bijvoorbeeld ruim op tijd afgeleverd en op locatie in de koeling gezet als dat kan. Zorg dat dit echt goed gecommuniceerd wordt en dat leveranciers jouw gegevens hebben voor het geval er problemen zijn.
  • Help het bruidspaar op weg en ga dan zelf de gasten ontvangen. Geef daggasten een corsage zodat ze herkenbaar zijn. Zorg dat jij zelf herkenbaar bent, bijvoorbeeld door een aparte corsage of een naambadge waarop staat dat jij de ceremoniemeester bent.
  • Op het tijdstip dat het bruidspaar aankomt bij de locatie moeten de gasten klaarstaan. Zorg dat ze netjes staan, buiten als het droog is of binnen als het regent. Heet het bruidspaar welkom. Wees hiermee op tijd: de gasten zullen geen kwartier willen wachten, maar aan de andere kant is het erg vervelend als het bruidspaar aankomt terwijl de gasten nog niet klaar zijn.
  • Zorg dat de gasten bij elk onderdeel duidelijk wordt gemaakt wat er van ze verwacht wordt. Vergeet hierbij niet aan te geven of er gefeliciteerd kan worden of dat de gasten daar nog mee moeten wachten. Het bruidspaar kan het bij elk onderdeel willen doen, maar er zijn ook bruidsparen die liever de felicitaties in één keer ontvangen tijdens de receptie.
  • Vergeet het gastenboek niet! Zet dit heel duidelijk klaar en geef er waar nodig instructies bij. Noem het ook nog een keer voordat de receptie begint, zodat mensen het niet vergeten. Dat zou tenslotte jammer zijn!
  • Zorg voor een plaats om de envelopjes op te bergen, bijvoorbeeld een doos of mand. Neem deze sowieso avonds mee naar huis, want de inhoud kan best waardevol zijn. Je kunt hier best wat moois van maken, er zijn genoeg originele ideeën voor enveloppendozen.
  • Zorg voor gelegenheid om cadeaus neer te zetten. Het liefst zorg je voor twee of drie tafels achter de plaats waar het bruidspaar staat, waar ze gemakkelijk de cadeaus op kwijt kunnen. Spreek van tevoren af of het bruidspaar de cadeaus al wil uitpakken of ze ingepakt bewaard voor thuis.
  • Verzeker je ervan dat er goed voor de gasten wordt gezorgd. Controleer dus ook de catering: zijn er genoeg hapjes en drankjes voor iedereen? Als dit niet goed gaat, is dat erg vervelend voor de gasten en houden zij een teleurstellende herinnering over aan deze trouwdag.
  • Hou de tijd in de gaten, hoe gezellig je het ook hebt. De gasten hebben vaak meer tijd nodig dan je denkt om van punt A naar punt B te gaan. Ook is er tijd nodig om iedereen te bereiken, want geheid zullen sommigen buiten staan roken, zit een ander net op het toilet en is weer een ander bezig zich op te tutten…
  • Let op de kinderen en zorg dat zij goed genoeg bezig worden gehouden. Zoals gezegd: kinder entertainment kan een goede oplossing hiervoor zijn. Maar je kunt ook wat mensen vragen hen in de gaten te houden en uiteraard horen de ouders er ook op te letten.
  • Wees vooral duidelijk in de communicatie. Ook bij het uitvoeren van sketches en speeches: zorg dat ze niet te lang duren en waar nodig kun je hinten dat het tijd is om door te gaan. Spreek bijvoorbeeld met iedereen af dat ze moeten gaan afronden als jij op je horloge tikt. Dan is dat een duidelijke grens en hoef je niet ineens de sketch af te breken omdat het tijd is om te gaan.
  • Zorg dat het bruidspaar niets merkt van strubbelingen. Stel dat er een probleem is omdat een leverancier niet op tijd is, probeer dat dan eerst achter de schermen af te handelen of bedenk snel een alternatief. Pas is uiterste nood val je het bruidspaar lastig.
  • Hou het gezellig. Dit is dus ook jouw taak wanneer er ’s avonds meer wordt gedronken: zorg dat de dag leuk en gezellig eindigt. Stuur ook het bruidspaar op tijd naar huis, zij hoeven de boel niet af te ronden. Doe hen uitgeleide met de gasten die er nog zijn.
  • Dweil de laatste gasten de deur uit en zorg dat alles afgesloten wordt als de locatiebeheerder dat niet doet. Doe alleen het uiterst noodzakelijke: waarschijnlijk is het al diep in de nacht en ben jij ook aan je nachtrust toe. Neem de enveloppen mee en zorg dat je wat uurtjes slaap pakt.

De dag na de trouwdag

  • Ga naar de locatie en ruim op als dat nodig is. Verzamel alle cadeaus en decoraties en neem die mee. Laat alles netjes achter zodat er geen klachten of bijkomende kosten van komen.
  • Hebben de gasten foto’s gemaakt? Verzamel die dan voor het bruidspaar. Zorg dat ze die mooi compact krijgen in een fotoboekje of USB-stick.
  • Bezorg de cadeaus bij het bruidspaar. Kom niet te vroeg: ze zullen vast willen uitslapen. Zijn ze op huwelijksreis? Ruim dan hun huis op zodat het netjes is en laat de cadeaus bij hen achter zodat ze wat te doen hebben als ze thuiskomen.
  • Check achteraf of iedereen het leuk vond en of er verbeterpunten waren. Uiteraard ga je ervan uit dat dit bruidspaar niet nog eens zal trouwen, maar het is voor jou een goede les voor als je nog eens ceremoniemeester wordt.
  • Overleg met het bruidspaar of zij tevreden waren over hun dag. Dat is tenslotte het belangrijkst!
  • Strijk je beloning op als je die nog niet gekregen hebt. Wees trouwens ook tevreden met wat je krijgt, al is het maar een flesje wijn van de Aldi. Je doet het tenslotte niet voor de beloning maar om het bruidspaar een plezier te doen!

Veelgemaakte fouten van ceremoniemeesters

Er zijn veel verschillende valkuilen waar ceremoniemeesters nog weleens in trappen. Deze moet je sowieso kennen voordat je begint met je belangrijke werk. Dit zijn de bekendste valkuilen:

  • Teveel controleren: je regelt het liefste alles en drukt daarmee een te grote stempel op de dag. Ongemerkt bepaal jij heel veel dingen, van de decoraties tot de tafelschikking. Onthoud dat jij als ceremoniemeester op zijn best een adviserende rol hebt: het bruidspaar beslist en jij houdt je aan hun keuzes.
  • Te weinig controleren: jij denkt dat de meeste dingen vanzelf wel goed komen. Tenslotte kan er ook niet zo heel veel mis gaan toch? Dus wat maakt het uit als je niet precies weet hoe de dag in elkaar zit of wie de decoraties regelt… En waar was het lijstje met afmeldingen ook alweer?
  • De dag onderschatten: Je gelooft dat het allemaal wel meevalt, totdat je ineens beseft dat het nogal tegenvalt. Al die honderdduizend dingen die je moet regelen, lijsten die je moet bijhouden en andere bijkomstigheden. Bereid je maar liever goed voor als ceremoniemeester, dan kun je beter inschatten waar je aan begint.
  • Overdrijven: Jij wil je werk zo goed doen dat er geen ruimte is voor foutjes. Dus zit je de hele dag iedereen achter de broek. Je blijft iedereen maar commanderen, smeken om te vertrekken en benadrukken dat alles volgens schema moet. Het gevolg: zowel jij als de gasten worden er doodmoe van.
  • De dag helemaal vol plannen: je plant de hele dag nauwkeurig vol. Alles klopt tot op de minuut nauwkeurig. Totdat blijkt dat het bruidspaar 5 minuten later aankomt of dat oma nog wat langer nodig heeft voordat ze op de foto kan met haar kleinkinderen. Dan loopt vervolgens het hele schema in de soep en moet ’s avonds iedereen een halfuur geduld hebben…
  • Teveel stukjes: de hele familie wil een speech houden en een stukje doen. Ook verre neven, tantes en vage kennissen. Kortom: je moet leren om nee te zeggen. Bepaal welke familieleden en vrienden wel een stukje kunnen doen en welke niet. Wees hier dan ook streng in: alleen mensen die dicht bij het bruidspaar staan mogen een stukje doen. Anders wordt het gewoon teveel.
  • Kater: als jij als ceremoniemeester ook het vrijgezellenfeest regelt, moet je dat niet de dag voor het huwelijk doen. Dat klinkt wel super leuk, maar het resultaat is een bruidspaar met een kater.

Ceremoniemeester zijn brengt heel wat taken met zich mee. Gelukkig zijn de meeste taken niet erg ingewikkeld. Zeker wanneer je van jezelf al enthousiast en extravert bent, moet het helemaal goed komen. Vaak zijn er ook twee ceremoniemeesters: eentje die het regelwerk doet en de andere die voor de gasten zorgt en de microfoon durft te pakken. Maar of je nu in je eentje of samen ceremoniemeester bent: je doet er altijd goed aan deze checklist te volgen zodat je niks vergeet!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *